Oleh H. Andi Ahmad Saransi
Informasi yang terdapat dalam dokumen atau arsip sangat penting untuk kegiatan penyelenggaraan negara. Oleh sebab itu pentingnya kesadaran akan pengelolaan arsip mutlak diperlukan, karena kelalaian terhadap penanganan arsip berakibat kebocoran informasi atau hilangnya informasi, yang pada akhirnya dapat menyulitkan pemerintah dalam memberikan pelayanan kepada publik.
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan maupun Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, sebenarnya telah mengatur dan bahkan mewajibkan setiap lembaga negara, pemerintah daerah, BUMN/BUMD, dan perguruan tinggi negeri untuk mengelola arsipnya dari sejak penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, hingga penyusutan guna menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah.
Namun minimnya kesadaran terhadap pentingnya pengelolaan arsip dikalangan masyarakat maupun birokrasi pemerintahan khususnya, telah mendorong pemerintah Provinsi Sulawesi Selatan mengeluarkan Instruksi Gubernur Provisni Sulawesi Selatan Nomor 1 tahun 2019 tentang Pelaksanaan Tertib Arsip Lingkup Pemerintah Provinsi Sulawesi Selatan. Hal ini untuk membangun kesadaran semua Organisasi Perangkat Daerah (OPD) terhadap pentingnya mengelola arsip.
Latar belakang lahirnya instruksi tersebut adalah hasil audit internal kearsipan yang dilakukan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispus Arsip) Provinsi Sulawesi Selatan pada tahun 2018 lalu, memperlihatkan pengarsipan OPD hanya bernilai cukup dan buruk. Fakta tersebut menguatkan bahwa arsip masih dipandang sebelah mata oleh pimpinan OPD, sehingga penyelenggaraan kearsipannya kurang tertib.
Kondisi inilah yang kemudian memunculkan program untuk membangun kesadaran terhadap pentingnya mengelola arsip. Dispus Arsip Provinsi Sulawesi Selatan selaku instansi pembina kearsipan memandang perlu mempelopori suatu tindakan yang terencana dan massif, dalam upaya membangun kesadaran tentang pentingnya mengelola arsip dan tertib arsip ke dalam Getar Sulsel.
Getar Susel bertujuan menciptakan kesadaran masyarakat dan OPD melalui tiga pilar yang menjadi tujuan pembentukan Getar Susel.
Pertama, membangun kesadaran pentingnya mengelola arsip. Kedua, membangun penyelenggaraan tertib arsip, dan ketiga, menyelamatkan arsip di seluruh OPD.
Getar Sulsel telah mendapat dukungan dari OPD, bahkan beberapa kabupaten/kota sudah menindaklanjuti dalam bentuk program dan aksi nyata, seperti yang dilakukan oleh Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Luwu Utara. Diharapkan diikuti kabupaten lainnya di Sulawesi Selatan.
Adanya Getar Sulsel ini diharapkan memacu LKD kabupaten/kota dan pemerintah daerah untuk melakukan aksi yang nyata dan masif, sehingga terbangun kesadaran akan pentingnya arsip dan kesadaran untuk mengelola arsip, maupun kesadaran mewujudkan tertib arsip.
Sasaran Getar Sulsel ini adalah tertib pelaksanaan kebijakan kearsipan, tertib dalam pemberdayaan kelembagaan kearsipan, tertib dalam pengelolaan arsip yang sistematis, tertib dalam pemanfaatan sarana dan prasarana kearsipan, dan tertib dalam penyediaan arsiparis yang didukung oleh kompetensi kearsipan.
Hadirnya Getar Sulsel sebagai upaya membangun kesadaran arsip tentunya mempunyai nilai strategis, tidak hanya berhenti pada tertib arsipnya di lingkungan pencipta arsip saja, tetapi lebih dari itu. Karena secara konsep, arsip yang bernilai sejarah yang dimiliki pencipta arsip merupakan jati diri bangsa.
Dengan arsip yang terkelola, maka sesungguhnya kita sudah mengumpulkan bukti pertanggungjawaban nasional yang juga sebagai memori kolektif bangsa. Pengelolaan arsip yang tertib, melalui penyimpanan dan kemudahan akses informasi merupakan bukti akuntabilitas, sekaligus bentuk pertanggungjawaban instansi/lembaga dalam penyelengaraan negara.
Adanya akuntabilitas sebagai area perubahan dalam penyelenggaraan negara, diharapkan mewujudkan birokrasi yang bersih, birokrasi yang efektif dan efisien, serta birokrasi yang melayani dan berkualitas.
Untuk itu, Dispus Arsip Sulsel selama ini telah melakukan pembinaan kearsipan secara kontinyu, karena sudah menjadi tugas pokoknya, baik itu pembinaan kepada OPD, pemerintah daerah, BUMD, serta Organisasasi Sosial dan Organisasi Politik.
Tercapai atau tidaknya tujuan Getar Sulsel sangat dipengaruhi oleh sumber daya manusianya. Dalam konteks gerakan ini, tentunya tidak terlepas dari sumber daya manusia kearsipan, yaitu pejabat struktural di bidang kearsipan pada level manajerial, arsiparis dan pengelola arsip pada level pelaksana. Dan pejabat struktural selaku pimpinan tinggi harus dibekali wawasan tentang pentingnya arsip, sehingga mampu menghasilkan policy ataupun kebijakan program kearsipan yang mendukung tertib arsip dan mampu menyelamatkan arsip.
Arsiparis dan pengelola arsip selaku pelaksana harus ditambah kompetensinya. Arsiparis sebagai SDM kearsipan menjadi kunci sekaligus katalisator untuk mengimplementasikan seluruh kebijakan penyelenggaraan kearsipan. Hal ini dikarenakan kompetensi yang dimiliki oleh Arsiparis sangatlah spesifik, tidak hanya sekedar menjaga informasi saja, tetapi Arsiparis diharapkan mampu menciptakan dan membangun informasi yang cerdas dan bertanggung jawab, sebagaimana esensi dari Good Governance dan Open Government Indonesia.
Oleh sebab itu, keberhasilan Getar Sulsel sangat dipengaruhi oleh SDM Kearsipan, mulai dari pimpinan hingga keberadaan Arsiparis yang tersebar sebagai katalisator penyelenggaraan kearsipan. Dengan demkian Arsiparis menjadi penggerak utama untuk suksesnya Getar Sulsel.
- Penulis adalah Ketua Asosiasi Arsiparis Indonesia Wilayah Sulawesi Selatan
